Yeşil defter nedir, nasıl tutulur?

Yeşil defterin tek bir işi vardır: her poz için, işin başından bu güne kadar gerçekleşmiş TOPLAM miktarı tutmak. Bu ay yapılan işi değil — toplamı.

Metraj cetveli "bu ölçü nereden geldi" sorusunu yanıtlar; yeşil defter "bugüne kadar ne kadar oldu" sorusunu. İkisi ayrı belgedir ve ayrı olmaları gerekir: metraj ayrıntıyı, yeşil defter durumu gösterir.

Kümülatif kayıt, hakediş hesabının doğasından gelir. Her hakediş, kümülatif tutardan önceki hakedişin tutarını düşerek o dönemin bedelini bulur. Yeşil defter dönemsel tutulsaydı, geçmiş bir düzeltmenin sonraki dönemlere yansıması elle yapılmak zorunda kalırdı ve her düzeltme yeni bir hata kaynağı olurdu.

Bunun bir sonucu da denetlenebilirliktir: yeşil defterdeki bir satır, o pozun bugüne kadarki bütün hikâyesini tek satırda gösterir.

Miktar yuvarlanmamalıdır. Metrajda bulunan değer neyse yeşil deftere o girer; yuvarlama tutar hesabında, alanına göre yapılır. Küçük görünen bir yuvarlama, binlerce metreküplük bir pozda gözle görülür bir fark üretir ve bu farkı sonradan kaynağına kadar takip etmek çok zordur.

Örnek okul binası işinin 2. hakedişi. B toplam miktar, C bir önceki hakedişteki toplam, D bu hakedişte yapılan miktardır (D = B − C).

Her hakedişte aynı sıra izlenir:

Geçici hakediş raporlarındaki metrajlar yeşil defter ve eklerinde gösterilir. Yeşil defterdeki her toplamın arkasında metraj cetveli, onun arkasında da sahadaki ölçüleri taşıyan ataşman vardır. Bir rakam sorgulandığında bu zincir geriye doğru izlenebilmelidir.

Bir pozun toplam miktarı sözleşme miktarını aşmaya başladığında revize birim fiyat ve iş artışı sınırları gündeme gelir; yeşil defter bu aşımın ilk görüldüğü yerdir.